הפקת טיול
יש לך משימה: לארגן טיול..
בין אם אתה איש עסקים שצריך לארגן טיול לקבוצה של 4 קולגות, אשת משאבי אנוש שצריכה לארגן פעילויות לקבוצות או אדם פרטי, יש מידע בסיסי שכדאי לאסוף על מנת לתכנן טיול מוצלח.
שרה לוי מפיקת אירועים חווייתיים המתמחה בארגון טיולים מחברת אשל הפקות מסבירה:
ככל שתקדימו להתכונן כך ייטב.
אם הודיעו לכם חצי שנה מראש על קבוצה של שאתם צריכים להפיק עבורה תוכנית מושלמת, אל תחכו אפילו רגע.
הפקת טיולים לקבוצות היא משימה מורכבת שדורשת הרבה לוגיסטיקה, בירורים ותיאומים. אם זוהי לכם הפעם הראשונה שבה אתם נדרשים לגייס את התכונות הארגוניות שלכם, צאו מיד לדרך.
כל הפקת אירוע מתחילה באיסוף מידע ראשוני:
- מהו מועד הטיול? טיול של חורף, קיץ אביב או סתיו לא ייראה אותו הדבר. טיולים בארץ ישראל (למזלנו), ניתן לארגן בכל ימות השנה. השאלה היא רק לאן.
- מהיכן הקבוצה.? כדאי להכין טיול שהקבוצה לא מכירה או מאזור גאוגרפי שונה .
- מה מספר המטיילים? לשלושה מטיילים אולי תוכלו אתם להיות בתפקיד של מדריך טיולים ונהג, אבל בשביל לארגן פעילות לקבוצה גדולה אורחים תצטרכו לארגן הסעה מאורגנת.
- כמה זמן עומד לרשותנו? טיול של כמה שעות או טיול של כמה ימים כולל לינה.
- מטרת הטיול: טיול צ'ופר לעובדים מצטיינים? פגישות עבודה משולבות עם פאן? סיור לימודי?. כשאתם יודעים מה המטרה, אתם יכולים להשיג אותה.
- מהו חתך הגילאים? שלושים, ארבעים, שבעים? ואולי מדובר בקבוצה עם מגוון גילאים?
- מהי סוג הקבוצה? בררו האם ישנם אנשים שלא כך ללכת אוהבים ללכת או שהקבוצה מטיבי לכת ואוהבת אתגרים.
אחרי שאספתם את כל הפרטים האינפורמטיביים טוב תעשו אם תתחילו לאסוף מידע רחב יותר על
המסלול שאתם רוצים להציע.
חשוב להתייעץ עם הלקוח, להציע מספר של מסלולים עם מספר אטרקציות.
בררו מאיזה אזור גיאוגרפי מגיעה הקבוצה? האם מהכרך הגדול או אולי מהפריפריה.
עשו טיול הכנה על כל פרטיו עם מטילים המאפיינים את אופי הקבוצה.
הדבר האחרון שאתם צריכים להתייחס אליו הוא הכסף. מה התקציב שלכם לכל ההפקה? עדיף תמיד להשאיר קצת עודפים מאשר להיות במצב שאתם חורגים מהתקציב ולא יכולים להשלים את כל התוכנית. .
גם אחרי שביררתם, צלצלתם, הזמנתם, קבעתם ותאמתם...אל תשכחו! כל תוכנית היא בסיס לשינויים. אולי סיפרו לכם על קבוצה מטיבי לכת והגיעו (חסרה לי הגדרה נחמדה)
מפיק טוב הוא זה שקשוב לצרכיו של הקבוצה. טוב תעשו אם עבור שעות מסוימות תכינו יותר מאפשרות אחת לבחירה של פעילות. תזרמו עם האורחים שלכם, אחרי הכול התמורה להשקעה שלכם תהיה כשתראו את החיוכים על השפתיים, את הברק בעיניים ותשמעו הוואו .
הביאו בחשבון שעלולות להיות בקשות שיצוצו, (הם רוצים לקצר ).
אל תתייחסו לעניין ההפקה בצורה נוקשה שלא ניתן לזוז ממנה ימינה או שמאלה.
ובסופו של טיול, מה אנחנו רוצים? שיחזרו בריאים ושלמים, שיאהבו את הארץ שלנו, יעריכו אותה, ילמדו לשמור עליה ו... יגידו שהיה "סבבה!".
אשל הפקות מתמחים בהפקות טיולים לחברות טיולים שנתיים לבתי הספר, טיולי בני מצווה, טיולי סוף שנה וימי גיבוש לבתי ספר יסודיים, חטיבות ביניים ותיכוניים (תלמידים ומורים) בצורה חווייתית מאוד המשאירים זיכרונות מהנים, ולא פחות מזה ידע ודעת על: טבע, מורשת, היסטוריה, גיאוגרפיה ועל אנשים ומקומות באשר הם. בגלל ההנאה הרבה והחינוך המושקע המוקנה בטיולי אשל הפקות .
שרה לוי אשל הפקות
